Pour savoir comment créer un projet réussi, il faut être un peu à l’aise dans tous les domaines. En effet, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte et autant de défis à relever.
Dans cette optique, voyons à quoi ressemble une gestion de projet réussie et les étapes à franchir pour y parvenir.
1) Qu’est-ce qui est considéré comme un projet réussi ?
Il n’y a pas de réponse définitive à cette question. La réussite peut signifier la réalisation des objectifs du projet, quels que soient le temps et le budget. Mais il est plus probable qu’il faille atteindre tous les objectifs du projet, y compris la portée, le calendrier, le budget, l’utilisation efficace des ressources, la qualité, la valeur et les résultats.
Quoi qu’il en soit, votre définition du succès sera celle sur laquelle vous, votre équipe et votre client vous serez mis d’accord. Cependant, attendez-vous à ce que cette définition change au fur et à mesure que le projet évolue.
Il n’est pas surprenant que le rôle d’un chef de projet soit essentiel à la réussite de tout projet, et la création d’un cadre à cet effet exige une grande réflexion et une grande attention aux détails. Le plus grand obstacle ? Tous les chefs de projet ne savent pas comment s’y prendre. Le temps, l’expérience et la passion joueront toujours en votre faveur, mais il en sera de même pour quelques conseils d’experts en cours de route.
1. Assurez-vous d’avoir tous les détails du projet dès le début
Il est nécessaire d’établir un cahier des charges entièrement détaillé, avec l’approbation de toutes les parties prenantes. Assurez-vous que la portée du projet comprend des étapes intermédiaires, un calendrier détaillé et un budget suffisant pour couvrir tous les travaux requis.
Si vous obtenez tout par écrit dès le début du projet, vous disposez d’une excellente base sur laquelle vous pourrez vous appuyer. Le changement est inévitable, mais vous devez garder le contrôle et signaler le moment où le projet commence à ressembler à quelque chose de complètement différent de ce qui avait été esquissé à l’origine. C’est essentiel pour éviter un désastre si votre client a tendance à « s’écarter de l’objectif », c’est-à-dire si quelqu’un demande « juste une petite chose de plus » à plusieurs reprises, jusqu’à ce que l’entreprise soit devenue beaucoup plus ou différente de ce qu’elle était au départ.
2. Préparez votre équipe.
Un plan solide nécessite une équipe efficace. Une fois que vous avez constitué votre équipe, organisez les ressources disponibles et intégrez les compétences et les personnalités de chacun. Leurs talents et leurs compétences doivent être en adéquation avec les besoins du projet. Veillez à ce que leurs tâches soient claires afin qu’ils puissent les accomplir efficacement.
3. Fixer des attentes réalistes
Un premier ministre que j’ai connu aimait à dire : « Vous pouvez avoir deux des trois : bon, rapide, pas cher. Vous ne pouvez pas avoir les trois. »
Assurez-vous que tous les membres de l’équipe, y compris le client, comprennent les limites du projet. Vous pouvez terminer une tâche avec succès dans les délais et le budget prévus, pour autant que les attentes soient raisonnables. Vous ne pouvez probablement pas faire de miracles si les attentes ne sont pas raisonnables, et vous ne feriez que vous préparer à l’échec du projet. Ne commencez pas votre projet avec un échec presque prédestiné.
5. Accepter le rôle de chef de projet.
La gestion d’une équipe de projet ne consiste pas seulement à attribuer des tâches et à noter les détails du projet. Il s’agit également de cultiver une bonne et positive dynamique d’équipe. Inspirez votre équipe pour qu’elle réussisse.
6. Attendez-vous à l’attitude « Nous en avions besoin hier »
Chaque projet est soumis aux mêmes contraintes : délais, budgets et ressources. Un bon gestionnaire de projet le sait et s’efforcera de travailler dans le respect de ces contraintes.
Comme vous travaillez probablement dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide, il est important d’encourager un sentiment d’urgence (sans être autoritaire). Prévoyez du temps pour des contrôles réguliers, des réunions productives et des suivis.
7. Gardez les lignes de communication ouvertes.
Écoutez et engagez-vous avec les membres de votre équipe. Soyez un joueur d’équipe et optimisez l’expertise de vos membres. Vérifiez les outils dont vous avez besoin, tels qu’un logiciel de gestion de projet collaboratif. Une gestion de projet efficace implique de connaître les personnes qui sont essentielles à la réussite du projet.
8. Conservez une documentation pertinente.
Depuis le lancement jusqu’aux étapes clés et jusqu’à la fin du projet, conservez toujours les documents pertinents qui vous permettront de vous assurer que votre équipe de projet a répondu aux attentes et aux résultats attendus.
9. Gérer les risques du projet.
Une gestion de projet réussie implique une gestion des risques. Il est important de prévoir les risques imminents afin de pouvoir prendre des mesures correctives. Identifiez les risques au début du projet et contrôlez-les avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.
10. Gérer la dérive de la portée du projet.
Dans quelle mesure la réussite de la gestion d’un projet dépend-elle de l’utilisation judicieuse de vos ressources ? Principalement. Et les ressources comprennent à la fois les logiciels et les personnes.
Tout d’abord, il est important de rester équipé des bons logiciels. Bien sûr, vous pouvez toujours essayer Streamtime et voir ce qu’il vous apporte (nous sommes sûrs que vous ne serez pas déçus), mais il existe tout un tas d’options sur le marché.
Quoi qu’il en soit, un bon système doit vous aider à planifier les emplois, à contrôler le budget, à gérer les autres ressources, à suivre les progrès et à vous adapter aux changements aussi rapidement que le projet. N’oubliez pas que tous les outils et ressources présentent des lacunes et des chevauchements, mais c’est la façon dont vous les appliquez qui compte.
Deuxièmement, il est bon de penser à vos créatifs, y compris les designers internes et les indépendants, comme votre plus grande ressource. Pour gérer efficacement votre projet, vous devrez maximiser leur potentiel et en faire un élément plus efficace de votre stratégie de gestion de projet.
A. Gérer les risques du projet
Nous espérons que vous avez défini les risques les plus probables dès le début de la préparation du projet, de sorte que vous aurez déjà mis en place des plans d’urgence pour certains événements. Si vous pouvez voir quand un risque est imminent, vous pouvez prendre des mesures préventives pour l’éviter, ou vous pouvez rapidement intervenir en prenant des mesures correctives si nécessaire.
Soyez prêt à interrompre un projet si le risque devient inacceptable. Une partie de votre rôle de chef de file consiste à savoir quand les choses ont commencé à évoluer inexorablement vers un point d’échec.
11. Évaluer le projet une fois terminé. « Bonus »
L’évaluation du processus de gestion du projet peut aider à évaluer la performance globale afin que l’équipe en tire des enseignements pour la prochaine entreprise.
Pour gérer des projets réussis, il faut apprendre les conseils qui ont été présentés et les mettre en pratique au travail. L’utilisation d’outils de gestion de projet tels que celui de Nutcache est également très essentielle pour assurer le succès d’un projet.
2) Comment optimiser votre temps
1. Dormez sept à huit heures de suite chaque nuit
2. Se lever tôt le matin pour conquérir la journée
3. Jamais multitâche
4. Faites régulièrement une sieste de vingt minutes
5. Regroupez vos tâches tout au long de la journée pour rester dans le « courant ».
6. Planifiez vos journées
7. Déterminez exactement où vous passez votre temps et travaillez à l’améliorer
8. Utilisez votre « temps mort » à votre avantage
9. Veillez à ne jamais négliger votre santé mentale et vos soins personnels.
10. Apprenez à dire « non ».